“等一下,王老师,有个事情需要通知您一下,下周开始授课课程表有变动,这是最新课程表,您拿一份儿看看”。“好的,谢谢!”这段对话是某教育培训机构教务部的一个职员和授课教师的对话。王老师拿着课程表,看了起来,边看边说,为什么每次课程变动这么大经常改授课日期……正准备问教务部的小姑娘的时候,转身不见人影。从王老师的口气和话语中,隐约看到不满。
从业经验丰富,资历深厚的王老师,是多家培训机构的兼职老师,遇到课程改动,是授课老师和教育培训公司都不想见到的事情,因为课程变动可能会影响到授课老师的排期,直接点说就是他们的收入。久而久之,会造成授课老师与教育机构之间的不协调,很有可能造成授课老师的离职,进而出现生源被带走以致生源流失的情况出现。
对于培训机构来说,遇到类似这样的问题不在少数,其实这不是培训机构没有一流的师资力量及各种软硬件的问题,而是执行力的问题。事实上,这家机构虽然已经快八年了,但是管理问题一直比较突出。
教育培训机构沟通不畅、文件保存问题突出
众所周知,教育培训行业最直接的收入来自生源,而由于学员资料多、变动大,导致资料更新存储需要占用很大的人力成本,几乎每个培训机构都需要配备专门的人手来整理这些资料。首先,需要老师制定教学大纲,反馈给教务部学员出勤情况,教务部任务相对繁重,不仅要管理所有学员的学籍,每周还要统计学员剩余学时,反馈给咨询部(销售部),进行款项的催收;其次,还要有专门的人员来负责办公设备、设施管理和采购,课件教学的制作,安排课程表及补课工作(补课通知到老师及家长);另外,教务部还要督促收集各专业老师教学大纲制作,并且督促老师执行,统计老师的考勤情况。教务部、销售部、教师三者之间交流密切,并且缺一不可,但各自工作都比较繁重。
按照传统处理工作的方法,教育培训机构大都采取的是,在整个机构中,先督促老师提交教学大纲,其次根据咨询部门(销售部门)提供的付费学员名单及课程要求,去分配班级及老师,工作基本上通过电话沟通交流以及excel统计来做安排。但是这种处理问题的方法导致大量沟通及汇报信息都不能得到保存,很多学员信息的变动无法及时通知给咨询部门及授课老师。
信息化手段提高教育培训机构执行力
在信息化高速发展的今天,针对以上管理问题,有部分教育培训机构开始尝试引进协同办公软件,利用其来精兵简政,提高执行力。而选择北森tita.com,也已经成为现代企业顺应信息化时代和科技发展潮流的重要标识。
北森tita.com的好处在于,使用了北森tita.com之后,在企业的工作职能网络中,某一个点上的变动,其他的点都会在同一刻全部知道,大家可以各自针对变动调整自己的工作内容,不再被动地等待别人传达给自己,告诉自己什么怎么做,不但增加了工作的主动性,也在主动性中提高了工作的创造性。关于信息保存,北森tita.com不限制文件存储空间,可以使用它来任意管理文件,实现个人文件与项目任务文件的分类存储,平时工作上传的文件也会保存在上面,随时可以翻看查阅。
该教育培训机构引进这套办公软件之后,在执行力和文件储存方面遇到的问题就迎刃而解了。北京市每年新增教育培训机构300多家,同期自然“死亡”的也有300家左右。市场先机早已出现,众多的“大鱼”、“小鱼”们也趟水下河,竞争十分激烈,正所谓:“大鱼吃小鱼”。要想长期站稳脚跟屹立不倒,资源固然重要,手段也是不可或缺的。一个企业管理决策者,一定要有与时俱进的眼光,才能避免被“大鱼吃掉”。特别是对于新生公司,更要有前瞻的眼光,避免在还未进入发展壮大的时期就开始走向没落。